Hinter den Kulissen – Erstellung der Online-Systematik Biologie

Veröffentlicht am 26. April 20228. November 2023 von Petra Mensing

Unsere Standorte TIB Conti-Campus und TIB Technik / Naturwissenschaften unterscheiden sich nicht nur durch ihre fachlichen Schwerpunkte sondern auch durch die Größe der zur Verfügung stehenden Lesesäle bzw. Magazinräume. Während am Conti-Campus jedes neue Buch einen Standort zugewiesen bekommen muss, damit es seinen Platz im Lesesaal einnehmen kann – Bibliothekar:innen sprechen dabei von Systematisierung – werden die meisten Bücher am Standort Technik / Naturwissenschaften in der Reihenfolge ihres Eingangs nach Numerus Currens im Magazin aufgestellt. Nur ein geringer Teil findet den Weg in den kleinen oder großen Lesesaal. Daher wundert es auch nicht, dass zwei der großen Schwerpunktfächer am Standort Conti-Campus (Rechtswissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaften) ebenso wie TIB Sozialwissenschaften und TIB Geschichte / Religionswissenschaften schon längere Zeit mit online Versionen der jeweiligen Systematiken arbeiten.

Warum die Arbeit mit den ursprünglich in Papierform vorliegenden Systematiken nicht mehr zeitgemäß ist, hat meine Kollegin Elke Brehm sehr schön in ihrem Blogbeitrag über die Überarbeitung der Lesesaalsystematik Rechtswissenschaften dargestellt: „Die Systematik hatte vorher in ausgedruckter Form knapp 200 DIN A4 Seiten. Sie war inhaltlich sehr genau, damit aber für Nutzer und Bibliothekspersonal gleichermaßen als Aufstellungssystematik schwer handhabbar: An vielen Systemstellen der Klassifikation standen im Lesesaal gar keine oder nur sehr wenige Titel, so dass diese gestrichen oder zusammengefasst werden konnten. An anderen Stellen hatten sich Themengebiete weiterentwickelt und mussten neu strukturiert oder anderweitig verortet werden…“

Für die Biologie stellte sich die Ausgangslage etwas anders dar: Zum einen waren es hier nur 37 DIN A4 Seiten, zum anderen wird nur ausgewählte Literatur in den Lesesaal gestellt. Daher stehen auch nicht alle Fachgebiete der Biologie im Lesesaal. Ganz so umfangreich wie bei den Rechtswissenschaften war die Arbeit daher in diesem Fall nicht, doch haben wir die Chance genutzt, den Bestand ordentlich aufzuräumen und auszudünnen. Auf diese Weise stehen nun statt 2070 Bänden nur noch 1042 Bände in den Bio-Regalen des großen Lesesaals. Viele Systemstellen wurden in diesem Zusammenhang aufgelöst, große Teile des Bestandes ins Magazin bzw. ins Außenmagazin nach Rethen verlagert. Hauptkriterium war dabei das Alter der Bestände. Alte Mehrfachexemplare wurden aus dem Bestand entfernt (= makuliert), Nachschlagewerke (teilweise auch älteren Datums) blieben nach Möglichkeit im Lesesaal.

Eine erste Durchsicht und Vorsortierung hat meine Kollegin Linette Kleitz durchgeführt. Im Rahmen des 3. Lehrjahres ihrer FaMI-Ausbildung war sie im Januar 2021 im Wissenschaftlichen Dienst eingeteilt. Neben Einblicken in verschiedene Fachreferate meiner Kolleg:innen hatte sie damals von mir diese Aufgabe erhalten. Heraus kam eine sehr gut strukturierte Excel-Tabelle mit farblichen Markierungen für jeden einzelnen Titel. Auf diese Weise war für die Kolleg:innen im Lesesaal sofort ersichtlich, wohin der jeweilige Band verlagert werden sollte, oder ob er im Lesesaal verbleiben konnte. Ab Februar 2021 wurde die Excel-Liste nach und nach abgearbeitet.

Der nächste Schritt war anschließend die Übertragung der Systematik in die Datenbank „TIB-Aufstellungssystematiken“. Eine erste Version hatte ich bereits vor längerer Zeit erstellt, allerdings enthielt sie noch viele Stellen, die durch die Aufräumaktion nun leer waren und auch nicht wieder gefüllt werden sollten. Daher habe ich vor kurzem unserer derzeitigen Referendarin Julia Hoffmann als kleines internes Fachreferats-Projekt die Aufgabe gegeben, die nicht mehr gefüllt Stellen zu löschen und dabei als eine Art Endkontrolle auch nochmal einen Abgleich mit den ursprünglich 37 DIN A4 Seiten durchzuführen. Gleichzeitig hat sie die Einträge ergänzt um Anmerkungen und Verweise sowie – soweit sinnvoll und möglich – um Angaben zur Basisklassifikation. In den nächsten Wochen werden die einzelnen Systemstellen noch von mir um Synonyme und fremdsprachliche Begriffe ergänzt sowie weitere Verweise eingefügt, so dass sich nach und nach ein modernes Tool zur Lesesaalpflege entwickelt.