Eine Musterdienstvereinbarung für VIVO

von Elke Brehm, Christian Hauschke, Volker Lange und Julia Reinsch

Der Aufbau von Forschungsinformationssystemen (FIS) stellt wissenschaftliche Einrichtungen vor große Herausforderungen. Daten müssen aufbereitet, Software installiert und Prozesse angepasst werden. Eine weitere, oft unterschätzte Hürde sind rechtliche Fragen: Liegt das Einverständnis der Mitarbeitenden zur Erfassung im FIS vor? Was für eine rechtliche Grundlage haben wir? Sollte das Personal nicht ohnehin in diesen Vorgang eingebunden werden? Zu diesem Zweck ist es sinnvoll, eine Dienst- oder Betriebsvereinbarung aufzusetzen. Wir haben dies für das VIVO der TIB getan und haben die dabei gewonnenen Erkenntnisse in eine Musterdienstvereinbarung einfließen lassen, die wir Ihnen gerne zur Nachnutzung zur Verfügung stellen möchten.

Die Ausgangslage: ein öffentlich sichtbares Forschungsprofilsystem an der TIB

Unser VIVO ist seit 2017 online und es wird aktiv von den Forschenden und einer Publikationsredaktion befüllt. Bevor wir eine Dienstvereinbarung hatten, musste jede Person, die dort ein Profil bekam, eine “Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung im Forschungsinformationssystem TIB-FIS-Discovery“ ausfüllen und unterzeichnen. Dies war ein aufwändiger und mühseliger Prozess. Einige Profile wurden sicherlich nie erstellt, weil der zwar überschaubare, aber doch vorhandene bürokratische Aufwand gescheut wurde.

Es wurde schnell klar, dass eine Dienstvereinbarung sowohl im Sinne der Mitarbeitenden als auch im Sinne der TIB selbst ist. Unsere Anforderungen an eine Dienstvereinbarung, um die die Vorteile von VIVO voll nutzen zu können, waren:

  • Wir wollen die Sichtbarkeit der TIB und ihrer Forschenden erhöhen.
  • Wir wollen vorhandene Daten auswerten können.

Und dies unter der gleichzeitigen Beachtung

  • datenschutzrechtlicher Vorgaben,
  • personalrechtlicher Vorgaben und
  • unter Reduktion des administrativen Aufwands (Stichwort Einwilligungserklärung).

Wie wurde die Dienstvereinbarung erstellt?

Die Einbindung der wichtigsten Stakeholder war eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen unseres VIVO-Projekts. Dies gilt insbesondere für die Personalvertretung und die rechtlichen Fragen. Da sowohl die Datenschutzbeauftrage als auch der Personalrat schon beim Kickoff-Termin für das TIB-VIVO involviert waren, gab es einen gemeinsamen Kenntnisstand und auf dieser Grundlage konnten die weiteren Abstimmungstermine stattfinden. Gemeinsam erarbeiteten wir einen ausformulierten Entwurf, noch offene Fragestellungen oder neu hinzugekommene Hinweise wurden in den Folgeterminen mit den Stakholdern geklärt und in den Entwurf eingearbeitet. Das Endergebnis, das alle Beteiligten vertreten können, wurde abschließend vom Personalrat und der Direktion der TIB unterzeichnet.

Rückblickend betrachtet gab es insbesondere zwei Punkte, die bei einer Dienstvereinbarung für Forschungsinformationssysteme berücksichtigt werden sollten:

  • Zweck abgrenzen!
  • Daten benennen!

Der Zweck des Betriebs des Forschungsinformationssystems sollte ganz klar definiert und eingegrenzt werden: „die funktionsorientierte Erhebung, Verarbeitung, Speicherung, Nutzung und Veröffentlichung von Forschungsinformationen und Leistungsdaten mit Personenbezug“. Es war zum Beispiel für die TIB klar, dass der vorrangige Zweck die Außendarstellung, Öffentlichkeitsarbeit, Darstellung von Forschungsaktivitäten für die Öffentlichkeit und die Erfüllung von Anforderungen von Drittmittel- und Zuwendungsgebern ist. Wohingegen eine Verhaltens- oder Leistungskontrolle ausdrücklich ausgeschlossen werden konnte. Dieser Zweck wurde in der Dienstvereinbarung schriftlich fixiert und muss sich in den erhobenen Daten wiederspiegeln. Das bedeutet, dass über den Betrieb des FIS keine Daten erhoben werden, die nicht auf den in der Dienstvereinbarung benannten Zweck zurückzuführen sind.

Das führt zum zweiten Punkt, der Empfehlung, dass die über das Forschungsinformationssystem erhobenen Daten vollständig aufgelistet und benannt werden. Bei der Auflistung kann dann gleich die Verknüpfung zum jeweiligen Zweck hergestellt werden.  Zum Beispiel: Identifier einer von TIB-Mitarbeitenden verfassten Publikation → Anzahl Summe von TIB-Mitarbeitenden verfassten Publikationen im Jahr 2020 → Anforderung aus der Datenabfrage der Leibniz-Gemeinschaft für den Pakt-Monitoring-Bericht

Mit diesen beiden Punkten kann transparent dargestellt werden, dass im Sinne der Datensparsamkeit nur Daten erhoben und ausgewertet werden, die für die benannten Zwecke benötigt werden.

Die Musterdienstvereinbarung

Die Musterdienstvereinbarung stellen wir Ihnen zum Download zur Verfügung auf der Webseite „Offene Forschungsinformationen an der TIB“, einmal als PDF-Datei und dann noch einmal als bearbeitbare Word-Datei (docx).


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