Ein Video sagt mehr als tausend (Konferenz-)Vorträge

Laut einer aktuellen qualitativen Umfrage unter Konferenzorganisatoren und –veranstaltern wächst das Interesse an Konferenzaufzeichnungen. Doch wie ich an dieser Stelle bereits geschrieben habe, gibt es noch keine etablierten, nachhaltigen Standards für den Umgang mit diesen Materialien. Ebenso zeigt die zitierte Umfrage, dass Konferenzaufzeichnungen häufig einen großen Aufwand bedeuten. Um Konferenzveranstalter bei dieser Aufgabe zu unterstützen, hat die TIB einen neuen Konferenzaufzeichnungsdienst eingerichtet, der bei den Leibniz MMS Days in der vergangenen Woche erstmals zum Einsatz kam.

Konferenzen spielen eine wichtige Rolle, wenn es um die Vermittlung wissenschaftlicher Ergebnisse geht. Dabei ist das Publikum in der Regel jedoch auf einen kleinen Kreis von Personen aus dem jeweiligen Forschungsgebiet beschränkt. Falls kein Tagungsband veröffentlicht wird, sind dies nur  die auf der Konferenz anwesenden Personen bzw. die in der jeweiligen Session und während des Vortrags Anwesenden. Vortragende können ihre Reichweite vergrößern, indem sie ihre Präsentationsfolien auf Plattformen wie figshare oder SlideShare (oder ähnlichen Plattformen) veröffentlichen. Die darüber hinausgehenden Informationen, die im Vortrag präsentiert werden, erreichen lediglich die Teilnehmenden der Konferenz. Und selbst diese müssen sich oft zwischen Vorträgen entscheiden, die gleichzeitig in parallelen Sitzungen gehalten werden. Diese Probleme lassen sich mit Konferenzaufzeichnungen lösen, die ein deutlich größeres Publikum erreichen können. Zudem werden die Vorträge für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus anderen Forschungsgebieten sowie für interessierte Laien sichtbar.

Die Aufzeichnung und Veröffentlichung von Konferenzvorträgen kann für die Organisatoren von Konferenzen jedoch eine sehr mühsame Aufgabe sein. In den meisten Fällen erschweren knappe finanzielle und personelle Ressourcen sowie mangelndes technisches Know-how das Vorhaben. Konferenzaufzeichnungen bedeuten einen erheblichen Mehraufwand sowohl vor, während als auch nach der Konferenz. Die Rednerinnen und Redner müssen der Aufzeichnung und Veröffentlichung (idealerweise unter einer Open-Access-Lizenz) der Vorträge zustimmen. Am Konferenzort muss der technische Aufbau organisiert werden. Die Vorträge müssen aufgezeichnet, bearbeitet und veröffentlicht werden und die Aufzeichnungen sollten nach der Veröffentlichung auffindbar und zugänglich sein und darüber hinaus bestenfalls einen DOI erhalten und digital langzeitarchiviert werden.

In den meisten Fällen fehlt hierfür eine zuverlässige Infrastruktur. Daher sind Lizenzinformationen, persistente IDs und digitale Langzeitarchivierung in den seltensten Fällen Teil des Veröffentlichungsprozesses. Andererseits bietet die TIB bereits seit Langem Beratungen zu Open Access, die Publikation und digitale Langzeitarchivierung von Konferenzaufzeichnungen im Rahmen des TIB AV-Portals an. Darüber hinaus erhöht die semantische Suche in der gesprochenen und geschriebenen Sprache die Auffindbarkeit der Videos. Bislang war der einzige Schritt in der Prozesskette, der von der TIB nicht abgedeckt wurde, die Aufzeichnung der Videos. Diese Lücke schließt nun der neue Konferenzaufzeichnungsdienst. Damit deckt die TIB den gesamten Prozess von der Planung bis zur Veröffentlichung von Konferenzaufzeichnungen ab.

In der vergangenen Woche wurde der neue Dienst erstmals während der Leibniz MMS Days in Leipzig genutzt. Die MMS Days sind die jährliche Veranstaltung des Leibniz-Netzwerks „Mathematical Modeling and Simulation (MMS)“. Im Leibniz-Netzwerk MMS sind 28 Leibniz-Institute aus allen Sektionen der Leibniz-Gemeinschaft vertreten. Koordiniert wird das Netzwerk vom Weierstraß-Institut für Angewandte Analysis und Stochastik, Berlin (WIAS), das auch die ersten MMS Days 2016 veranstaltete. 2017 fanden die MMS Days in Hannover an der TIB statt und wurden erstmals aufgezeichnet (Videos der MMS Days 2017). Da der TIB-Konferenzaufzeichnungsdienst zu diesem Zeitpunkt noch nicht existierte, wurden die Aufnahmen damals von unseren Kollegen der ZQS/elsa an der Leibniz Universität Hannover gemacht. In diesem Jahr waren das Leibniz-Institut für Oberflächenmodifikation, Leipzig (IOM) und das Leibniz-Institut für Troposphärenforschung, Leipzig (TROPOS) die Gastgeber der dritten MMS Days. Die Aufnahmen sind seit Montag im AV-Portal verfügbar und setzen damit die Reihe der Aufnahmen der MMS Days fort.

Bastian Drees

... arbeitet im Kompetenzzentrum für nicht-textuelle Materialien (KNM).