Converis – das kommerzielle Forschungsinformationssystem zum selber bauen

Warum ein FIS an der Universität Münster (WWU)?

Es ist nun mittlerweile mehr als 10 Jahre her, dass an der WWU die Überlegungen gereift sind: Wir brauchen ein Forschungsinformationssystem (FIS). Ende 2008 wurde ein entsprechendes Einführungsprojekt ins Leben gerufen mit dem Ziel, Informationen über die vielfältigen Forschungsaktivitäten und -ergebnisse an einer Stelle verfügbar und sowohl für die interne wie externe Berichterstattung als auch die Außendarstellung zugänglich zu machen. Ferner sollte die mehrfache Erhebung von Forschungsinformationen vermieden und hierzu – wenn möglich – auf bestehende Prozesse, bei denen benötigte Daten anfallen, aufgesetzt werden. Diese doch grundlegenden Ziele wurden zunächst in konkrete Anforderungen heruntergebrochen und in eine fachliche Konzeption überführt. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie in der einen oder anderen Veröffentlichung, etwa hier, hier und hier. Die fachliche Konzeption war die Grundlage für die weiteren Auswahlentscheidungen. Gegen eine Individualentwicklung und für eine kommerzielle FIS-Lösung haben allen voran der hohe initiale Entwicklungsaufwand und die Herausforderungen der nachhaltigen Sicherung des Entwicklungs-Know-Hows gesprochen. Gewissermaßen als Kompromiss aus Individualentwicklung und kommerziellem System ist die Auswahl letztlich auf Converis gefallen.

Abbildung 1: Zielsetzung und heutige Nutzung des FIS an der WWU

Was ist Converis?

Legt man die Begriffsverständnisse zu FIS-Typen aus dem Positionspapier der DINI AG FIS als Maßstab an, so beschreibt der Typus des „integrierten FIS“ den Charakter von Converis sehr treffend. Converis erlaubt es, die für die jeweiligen Nutzungszwecke benötigten Daten in einem System zusammenzuführen, miteinander in Beziehung zu setzen und sowohl über ein eigenes Berichtsmodul in Form von strukturierten Berichten als auch für die Darstellung in einem mitgelieferten Forschungsportal sowie zur Nachnutzung auf individuellen Webseiten bereitzustellen. Converis bleibt nicht allein auf ein Dokumentations- und Berichtswerkzeug begrenzt. Das System erlaubt es zudem, Prozesse wie bspw. die Anzeige von Drittmittelvorhaben, die Beantragung von Forschungsfreisemestern oder auch Schritte zur Qualitätssicherung der Daten im System abzubilden bzw. abzuwickeln.

Schaut man etwas tiefer ins Innere von Converis wird schnell deutlich, was es mit dem Zusatz “ein FIS zum selber bauen” auf sich hat. Neben der reinen Datenverwaltung bietet Converis auch ein Konfigurationsmodul, worüber weite Teile der Standardkonfiguration durch die Hochschule bzw. Forschungseinrichtung selbst angepasst und erweitert werden können. Hierbei erlaubt es Converis weitestgehend menügesteuert die gesamte Datenstruktur – welche Arten von Forschungsaktivitäten sollen in welcher Strukturierungsweise erfasst und in welcher Form miteinander verknüpft werden können – und dementsprechend auch die Eingabeoberflächen anzupassen und zu erweitern. Weiterhin können auch das Rechte- und Rollenmanagement und damit verbunden ebenso die Prozess- bzw. Bearbeitungsschritte von Einträgen, die Schnittstellen zum Datenimport sowie die Berichtsausgaben verändert werden. Dies geht jedoch nur in dem Rahmen, den der Hersteller als konfigurierbar abgesteckt hat. Letztlich kann man Converis mit einem Baukasten mit unterschiedlich geformten Bausteinen bzw. Funktionalitäten vergleichen, mit denen ganz unterschiedliche Lösungen zusammengesetzt werden können. Welche Bausteine in welchen Formen verfügbar und miteinander kombinierbar sind, gibt hierbei der Softwareanbieter vor.

Converis ist heute neben dem Web of Science und InCites eines der Produkte von Clarivate Analytics. Das Unternehmen ist 2016 aus der Ausgliederung der IP & Science-Sparte von Thomson Reuters hervorgegangen. Ursprünglich wurde Converis von der Avedas AG – einem Startup aus Karlsruhe – entwickelt und 2013 an Thomson Reuters verkauft. Mit dieser teils bewegten Geschichte kann man Converis sicher als etabliertes System im FIS-Markt bezeichnen. Die Geschicke um Converis werden heute weiterhin überwiegend aus Karlsruhe gelenkt.

Warum Converis an der WWU?

Die Entscheidung für den Einsatz von Converis an der WWU ist Ende 2009 gefallen. Ein wesentliches Anliegen, was mit der Einführung eines FIS adressiert werden sollte, war die Kommunikation der Forschungsleistung der WWU über ein zentrales Forschungsportal. Zu diesem Zeitpunkt war Converis die einzige FIS-Lösung, die out-of-the-box ein Forschungsportal mitbrachte. Dieses war damals noch überwiegend hart verdrahtet, ist heute hingegen ebenfalls in grundlegenden Punkten, wie bspw. welche Daten angezeigt werden sollen, durch die Hochschule konfigurierbar.

Während der Entwicklung des fachlichen Anforderungskonzepts, was die wesentliche Basis für die Auswahlentscheidung war, wurde deutlich, dass das Spektrum der Daten, die im FIS zusammengeführt bzw. verwaltet werden sollen, mit u.a. Publikationen, Projekten, Preisen, Patenten, Promotionen und Habilitationen sowie Personen samt ihrem Lebenslauf und organisatorischer Zugehörigkeit nicht abgeschlossen sein wird. Vielmehr wurden bereits während der initialen Konzeption weitere Anforderung deutlich, die jedoch erst in einem zweiten Schritt nach der Einführung umgesetzt werden sollen. Hierzu zählt bspw. der Bereich der Forschungsinfrastrukturen und Großgeräte oder auch die Möglichkeit Projekte zu erfassen, die die Wissenschaftler*innen vor ihrer Zeit an der WWU an anderen Forschungseinrichtungen durchgeführt haben. Dies hat letztlich zu der Erkenntnis geführt, dass sich ganz allgemein die Informationsbedarfe, die aus dem FIS gedeckt werden sollen, kontinuierlich ändern können. Mit der Konfigurierbarkeit des Datenmodells und aller damit verbunden Aspekte adressiert Converis genau diese Anforderung.

Weiterhin war mit der Einführung des FIS die Direktive verbunden, Daten möglichst nur einmal und begleitend zu etablierten Prozessen zu erheben. Insbesondere in Bereichen, wo administrative Prozesse, bei denen für das FIS relevante Daten anfallen, noch nicht digital sondern vornehmlich papierbasiert ablaufen, sollten diese ins FIS überführt und dort abgewickelt werden. Mit der Möglichkeit, Datensätze mit individuellen Bearbeitungsstatus zu versehen und zudem über das Rechte- und Rollenmanagement zu definieren, welche Nutzerrollen zu welchem Bearbeitungsstatus welche Aktionen am Datensatz ausführen darf, adressiert Converis die gesetzte Anforderung. Durch die freie Konfigurierbarkeit ist die WWU auch nicht gezwungen sich vollends den vom System vorgegebenen Standardprozessen zu unterwerfen, sondern kann die Prozessabläufe im System an eigene organisatorische Spezifitäten anpassen bzw. gänzlich neue Prozesse hinterlegen.

Da der Appetit bekanntlich beim Essen kommt, wird der Einsatz von Converis aufgrund der Konfigurierbarkeit den Projektstatus vermutlich nie ganz ablegen können. Die Möglichkeiten der Individualisierung setzen jedoch Personal voraus, welches entsprechende Konzepte entwickelt, auf die technischen Möglichkeiten von Converis abbildet und auch noch im System umsetzen kann. Hierfür sind zwar keine tiefgreifenden Programmierkenntnisse notwendig – der überwiegende Teil der Konfiguration erfolgt menügesteuert. Man braucht jedoch solides Wissen, wie Daten so strukturiert werden, dass die verschiedenen Zwecke damit bedient werden können, gepaart mit einem tiefen Einblick in die Konfigurationsmöglichkeiten und Grenzen von Converis. Eine gewisse Affinität zur Informatik ist sicher nicht von Nachteil – denn auch das Rechte- und Rollenkonzept, Berichte sowie Schnittstellen zu anderen Anwendungen wollen konfiguriert bzw. entwickelt werden. Wer sich schon einmal in der Tiefe mit allen Möglichkeiten allein von Excel beschäftigt hat, hat einen guten Eindruck von den notwendigen technischen Fähigkeiten. Die Flexibilität ist daher Segen und Fluch zugleich.

Was wird die Zukunft bringen?

Aufgrund der Tatsache, dass wir an der WWU die inhaltliche Ausgestaltung von Converis in weiten Teilen in der eigenen Hand haben, bestehen auch zahlreiche Pläne und Projekte für die Weiterentwicklung. Einerseits soll das System um neue inhaltliche Bereiche wie bspw. internationale Kooperationen oder eine Registratur für Forschungsprimärdaten erweitert werden. Andererseits ist auch geplant gewisse Prozesse, die bisher nur papierbasiert ablaufen, mit Hilfe von Converis zu „digitalisieren“. Diskutiert werden hier bspw. der Prozess der Drittmittelanzeige, der Erfindungsmeldung wie Prozesse zur Datenvalidierung insb. im Bereich der Publikationen.

Mit Blick auf die Umsetzung des Kerndatensatz Forschung wird Converis ein zentraler Baustein für die Datenerhebung, Verknüpfung und Bereitstellung sein. Gegenwärtig gibt es bspw. zu Forschungsinfrastrukturen, Ausgründungen und Patenten zentral keine oder zumindest keine nachnutzbaren Datenbestände. Diese sollen in Converis aufgebaut werden. Ferner dient Converis dazu, die im Kerndatensatz spezifizierten Verknüpfungen zwischen einzelnen Datenbereichen wie bspw. zwischen Personen und Publikationen oder zwischen Publikationen und Projekten bzw. Forschungsinfrastrukturen zu schaffen. Der gesamte Kerndatensatz wird jedoch nicht allein in Converis hinterlegt. Sensible Merkmale wie die Befristung oder Finanzierung des Personals sind bereits im Personalsystem der WWU verfügbar und werden nicht zusätzlich noch in Converis übernommen. Für die Ausgabe des Kerndatensatz ist geplant, ein zentrales Data Warehouse aufzubauen, in dem die Daten aus Converis hineinfließen und um Daten bspw. aus dem Personal- und Haushaltssystem ergänzt werden. Im Vorfeld haben wir dafür gesorgt, dass die Datenbestände in den verschiedenen Systemen auch zusammengeführt werden können. So werden in Converis bspw. bei Projekten die Kontonummern aus dem Haushaltssystem oder bei Personen die Personalnummern aus dem Personalsystem mitgeführt.

Im Hinblick auf die Nutzung der Daten aus Converis für die Außendarstellung werden, je länger wir das System nutzen, immer spezifischer werdende Anforderungen an das Forschungsportal deutlich. Die Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten, die das Converis-eigene Forschungsportal bietet, stoßen hierbei an Grenzen. Daher reifen gegenwärtig Überlegungen, Converis mit VIVO zu koppeln und hierdurch das Converis-eigene Forschungsportal zu ersetzen. Erste Tests sind sehr zuversichtlich, haben aber auch ergeben, dass auch VIVO “out of the box” nicht direkt alle unsere Wünsche und Vorstellungen für ein Forschungsportal adressieren wird. Kurzum: es bleibt spannend und wird nicht langweilig.

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