Welches System für welchen Zweck? Abschluss und Ausblick

Vor gut drei Jahren, im Februar 2018 hatte die DINI AG Forschungsinformationssysteme Praktiker:innen gebeten, im Blog ihre Projekte vorzustellen und zu berichten, was den Ausschlag für die Auswahl der jeweiligen Lösung gegeben hat. Mit insgesamt zwölf Beiträgen ist daraufhin in der Reihe „Systemwahl“ eine eigene Marktübersicht entstanden, die sowohl Eigenentwicklungen als auch proprietäre und Open-Source-Systeme umfasst.

Den Anstoß für die Blogserie hatten Befunde im Positionspapier der AG gegeben (http://doi.org/10.5281/zenodo.14828, S. 26 ff.), das 2015 veröffentlicht wurde. Zu dieser Zeit hatten wir eine Systemlandschaft vorgefunden, die für Zwecke der Forschungsberichterstattung nicht sehr viel Auswahl bot. Einführungsprojekte für Forschungsinformationssysteme (FIS) gestalteten sich mühselig, weil es an standardisierten Anforderungskatalogen und einheitlichen Referenzmodellen für die Datenerfassung fehlte. Das änderte sich mit dem 2016 veröffentlichten Empfehlungen des Wissenschaftsrats für einen Kerndatensatz Forschung, dessen Spezifikation zu deutlich standardisierteren Anforderungen an die FIS-Anbieter führte und das Interesse an institutionellen Dokumentations- und Berichtssystemen erneuerte.

Seit 2015 hat sich das Spektrum der Anbieter graduell verändert. Neben den kommerziellen Produkten wie Pure (Elsevier), Converis (Clarivate Analytics), Symplectic Elements (Symplectic/Digital Science) oder FACTScience (QLEO) fanden die Open-Source-Systeme DSpace-CRIS und VIVO zunehmend Interessenten, allerdings mit erheblichem Entwicklungsbedarf, was die Datenausgabe und Berichtsfunktionen betraf. Die Blogserie bietet zudem Einblick in Eigenentwicklungen von vier Einrichtungen (Karlsruher Institut für Technolgie KIT, Universität Leipzig, Leibniz-Institut für Sozialwissenschaften (GESIS) sowie Hochschule Weihenstephan-Triesdorf) und zwei neue Produkte am Markt (UniversisS, HISinONE).

Was lässt sich nun als Resümee aus den Beiträgen ablesen? Wo liegen die Trends in der Forschungsberichterstattung und den zugehörigen Systemen? Gibt es neue Standardisierungen oder gar neue Zugpferde am Horizont?

Wie zu erwarten präsentiert sich die Systemlandschaft der Forschungsinformationssysteme und Forschungsprofildiensten weiterhin heterogen. Kein Kenner der bundesdeutschen Hochschullandschaft hätte etwas anderes erwartet. Aber so unterschiedlich sich die einzelnen Standorte in ihren Werkstattberichten auch darstellen, so einheitlich werden in allen Beiträgen doch die Bedarfe und Wünsche an IT-gestützten Infrastrukturen für die Forschungsberichterstattung benannt: Alle wünschen sich integrierte Lösungen und ein „Weg von Excel“ hin zu datenbankgestützten Erfassungs- und Berichtssystemen. Aufmerksame Lesende erahnen dabei die Sollbruchstellen, die einer Quadratur des Kreises gleichkommen: Die Systeme sollen bitte schön ohne große Einführungs- und Implementierungsaufwand funktionieren, sie sollen unkompliziert konfigurierbar sein, sich flexibel in lokale Gegebenheiten einpassen und möglichst günstig in der Anschaffung sein. Gleichzeitig erkennt man anhand der Zeitangaben in den Beiträgen den zeitintensiven und teils langwierigen Weg, auf den sich die einzelnen Standorte mit ihren FIS-Projekten begeben. Auf den ersten Blick klingt das abschreckend, aber dahinter verbergen sich eben auch Organisationsentwicklungsprozesse, die die Standorte im Kern weiter voran bringen. Prozessfragen stellen sich unabhängig von der Frage, ob sich eine Einrichtung für ein kommerzielles Produkt oder eine Eigenentwicklung entscheidet, sie werden bei der Einführung anderer Informationssysteme in ganz ähnlicher Weise durchlebt.

Die Beiträge verdeutlichen noch einen weiteren Trend, der auch in andere Bereiche der Hochschulverwaltung Einzug gehalten hat: Dies betrifft die Einbeziehung von Forschenden und Lehrenden in Workflows. Sie verfügen über relevante Kontextinformationen für die sich zunehmend ausdifferenzierende Forschungsberichterstattung. In den Einrichtungen bilden sich folgerichtig arbeitsteilige Prozesse zwischen Verwaltung, Bibliothek und Forschenden. Dazu sind nutzerfreundliche Tools und „mobile“, also transferierbare Datensätze unerlässlich – denn wer verwendet schon gerne seine wertvolle Forschungs- und Lehrzeit mit wiederholten Dateneingaben. Das 2019 auf dem Markt erschienene Forschungssegment des Produkts HISinONE der HIS eG bietet eine elegante Brücke zu weiteren verwaltungsinternen Prozessen wie Campusmanagement, Studierendenverwaltung und Forschungsinformationen. Damit eröffnen sich für Hochschulen neue Wege des integrierten Informationsmanagements für Forschung und Lehre. Was weiterhin fehlt, sind Exportformate für den Transfer von Informationen zwischen den Systemen verschiedener Standorte. Die Forderung „Forschende sind mobil – auch ihre Profile müssen es sein“, die wir 2015 formulierten, ist lange noch nicht erfüllt.

Der 2016 veröffentlichte Standard für die Forschungsberichterstattung, der Kerndatensatz Forschung (KDSF-Standard), scheint in den Beiträgen der Serie nur punktuell auf. Eine Monitoring-Befragung des KDSF-Helpdesk aus dem Jahr 2019 zeigt aber, dass in vielen Fällen die Entscheidung für die Einführung des KDSF mit der Entscheidungsphase für ein FIS korrelierte: in 85 % der Fälle befand sich ein FIS in Planung oder im Aufbau, während nur in 9 % der Fälle ein FIS bereits betrieben wurde. Bei den Forschungseinrichtungen und Hochschulen, die noch keine Positionierung hinsichtlich der institutionellen Einführung des KDSF vorgenommen haben, kann dies in Teilen mit bereits etablierten Systemen und Prozessen zusammenhängen, die man nicht ohne weiteres abändern kann oder möchte: Unter diesen Einrichtungen befindet sich in 60 % der Fälle ein FIS in Planung oder Aufbau, während 26 % bereits ein solches betreiben. FIS-Projekte verändern also nicht nur die Zusammenarbeit und Einbindung verschiedener Akteure innerhalb der Forschungseinrichtung oder Hochschule. Sie haben auch Auswirkungen auf die Nutzung des Kerndatensatz Forschung als Berichtsstandard im deutschen Wissenschaftssystem. Der KDSF soll zu einer höheren Qualität, Belastbarkeit und Vergleichbarkeit der berichteten Forschungsinformationen über Einrichtungen hinweg führen und hat den Anspruch, auch systemunabhängig zu funktionieren. Es gilt daher, bei der Ausdifferenzierung und Vielfalt der technischen Systeme jeweils auch auf die Umsetzbarkeit und damit auch die Nutzbarkeit des KDSF-Standards zu achten – auch bei den bereits laufenden Forschungsinformationssystemen.

Mit der Blogserie zur Systemwahl hat die DINI-AG Forschungsinformationssysteme eine Übersicht von Fallbeispielen geschaffen, die vielfältige Orientierungsmöglichkeiten für interessierte Einrichtungen bietet. Neue FIS-Lösungen sind in der Entwicklung (bspw. die cloudgestützte Lösung Esploro), und auch eine neue Version des KDSF seht in den Startlöchern. Dennoch möchten wir die Serie an dieser Stelle zumindest vorläufig beenden. Als positives Fazit ist zu konstatieren, dass eine Diversität an Forschungsinformationssystemen vorhanden ist und gute Chance hat, erhalten zu bleiben. Andere Forderungen aus dem Positionspapier von 2015 sind indes nach wie vor offen. Systemunabhängig gilt es, eine gute Praxis der Forschungsberichterstattung und Datenhaltung weiterzuentwickeln. Die DINI AG Forschungsinformationssysteme wird sich hier weiter engagieren.

Unter dem #Systemwahl finden sich alle Beiträge noch einmal zum Nachlesen: Systemwahl – FIS & E-Pub (tib.eu)

Autorinnen

Dieser Beitrag ist verfasst von Barbara Ebert, Regine Tobias und Sophie Biesenbender (DINI AG Forschungsinformationssysteme – AG FIS).


Über Barbara Ebert

Engagiert sich ehrenamtlich für eine vernünftige Forschungsberichterstattung und ist Mitglied der AG-FIS.

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