UniversiS – ein universelles Forschungsinformationssystem

Vorgeschichte – ein langer Weg zum Forschungsinformationssystem

Das Heinrich-Pette-Institut, Leibniz-Institut für Experimentelle Virologie (HPI) hat bereits im Jahr 2009 erkannt, dass eine systematische Erfassung von Forschungsdaten für die wissenschaftliche Arbeit und deren Dokumentation unverzichtbar ist. 2010 entschied sich das Institut für die Nutzung eines kommerziellen Forschungsinformationssystems (FIS) eines namhaften Anbieters (Converis von Clarivate Analytics). Die Etablierung und Nutzung war zeitaufwändig und ging nur sehr langsam voran. Dies war jedoch weniger dem FIS geschuldet, sondern den damaligen strukturellen Gegebenheiten am Institut, unter anderem auch auf personeller Ebene. Nichtsdestotrotz ist das HPI nie so richtig in das System hineingewachsen. Es stand jedoch außer Frage, zu Datenabfragen per Excel- oder Word-Vorlagen zurückzukehren. 2018 wagte das HPI einen kompletten Neuanfang und entschied sich, das System UniversiS einzuführen: ein neues Produkt, das erst seit 2017 auf dem Markt ist.

Voraussetzungen für einen Systemwechsel

Für den Wechsel war es von höchster Priorität, dass der Funktionsumfang des Altsystems, sprich Daten und Datenstrukturen, erhalten werden können, ohne dabei einem großen Einführungs- oder Implementierungsaufwand ausgesetzt zu sein. Gleichzeitig sollte auch eine neue Flexibilität geschaffen werden, also Daten und Systemstrukturen natürlich übernommen werden, jedoch mit der Möglichkeit, diese und vor allem deren Darstellung anzupassen und überarbeiten zu können und somit auf sich ändernde Anforderungen des Instituts reagieren zu können.

Darüber hinaus lag ein ausschlaggebender Faktor in der Konfiguration des Systems: Es sollte relativ unkompliziert aufgebaut, zu erlernen und anzupassen sein. In diesem Zusammenhang stand auch der Wunsch, das Hosting des Systems in den Händen des Instituts zu belassen und beispielsweise den Betrieb auf den bereits vorhandenen Windows-Servern zu gewährleisten.

Zu guter Letzt waren die Kosten von UniversiS ebenfalls eine wichtige Voraussetzung für die Systemauswahl. Auch wenn bei Geldangelegenheiten oftmals Schweigen herrscht, so lässt sich an dieser Stelle nicht verbergen, dass der vergleichsweise niedrige Preis natürlich seinen Beitrag bei der Entscheidungsfindung geleistet hat. Die Namen weiterer bekannter FIS anderer Anbieter, die schon wesentlich länger auf dem Markt sind und mit einer entsprechenden Anzahl an Erfahrungswerten aufwarten können, schwebten natürlich ebenfalls im Raum, kamen aber aufgrund der oftmals sehr hohen Preise und dem damit zusammenhängenden Einführungsaufwand für das HPI nicht in Frage.

Schließlich hielt das HPI nach einer kleinen, wenig aufwendigen, aber gleichzeitig flexiblen Lösung Ausschau. Zeit- und Personalressourcen sollten nicht übermäßig beansprucht werden, die Generation von Kosten sollte überschaubar bleiben.

All diese Faktoren fanden sich in UniversiS wieder und überzeugten das HPI davon, sich für dieses System zu entscheiden.

Einblicke ins System

Bei UniversiS handelt es sich um eine „universelle Informationsplattform, die maßgeschneiderte Lösungen im Informationsmanagement“ anbietet. Um dies zu ermöglichen, greift UniversiS auf Excel-basierte Konfigurationsdateien zurück. Systemänderungen und individuelle Anpassungen können somit auf einfachem Weg durchgeführt werden, ohne dass Programmierkenntnisse notwendig sind. Nicht nur bei der Konfiguration des Systems kann auf Excel-Dateien zurückgegriffen werden. Auch durch den Export und Reimport von Excel-Dateien können Daten auf einfachem Weg in UniversiS angelegt und bearbeitet werden. Dies stellt einen enormen Vorteil dar: Im Prinzip ließen sich sogar Excel-Konfigurationsdateien zwischen Partner*innen, die ebenfalls UniversiS nutzen, austauschen.

Auf eine Unterstützung durch den EDV-Bereich kann aber trotzdem nicht vollends verzichtet werden. So wird die EDV unter anderem bei der Aufsetzung des Systems benötigt, um die Anforderungen und Voraussetzungen der institutsspezifischen IT-Infrastruktur bereitzustellen. Alltägliche Arbeiten am UniversiS-System können jedoch weitestgehend unabhängig durchgeführt werden.

Bei den Daten, die in UniversiS angelegt werden, orientiert sich das HPI an den Abfragen allgemeiner Berichtspflichten, beispielsweise der Leibniz-Abfrage zum Pakt-Monitoring-Bericht. Außerdem nutzt das HPI sein FIS für die Abfrage von Leistungskennzahlen für die leistungsorientierte Mittelvergabe, für die Erstellung des Programmbudgets als Zuwendungsgrundlage oder auch für bestimmte Bereiche der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Ein wichtiger Pluspunkt, den UniversiS zu bieten hat, ist, dass das System den Kerndatensatz Forschung abbilden kann. Das HPI erfasst u.a. folgende Daten seiner Mitarbeitenden: Publikationen, Preise, Gutachtertätigkeiten, Organisation von Veranstaltungen, Vorträge auf Einladung, akademische Abschlüsse etc.

Die Dateneingabe am HPI erfolgt teilweise durch die Mitarbeitenden selbst sowie teilweise (semi-)zentral durch ausgewählte Verantwortliche der unterschiedlichen Forschungseinheiten. Daher war es für das Institut wichtig, auf ein etabliertes Rechte-Rollensystem zurückgreifen zu können, um sowohl den Eintrag als auch die Bearbeitung von Daten steuern zu können. Zum jetzigen Zeitpunkt kann die Eingabe von Daten systembedingt nur von einer bestimmten Rolle übernommen werden, was für das HPI einen gewissen Nachteil darstellt. Dies soll aber in einem späteren Release von UniversiS behoben werden, so dass davon auszugehen ist, dass sich die Zugriffskontrolle erweitert und auf spezielle und individuelle Anforderungen angewendet werden kann.

Da die Dateneingabe auf der Ebene der Forschungseinheiten liegt, war es nicht nur wünschenswert, sondern auch wichtig, dass die Daten von diesen nicht nur eingesehen werden können, sondern relevante Informationen herausgezogen und entsprechend visualisiert werden können. Inhalte können gefiltert und Berichte sowohl im Excel- als auch im PDF-Format ausgegeben werden.

Im Rahmen des Rechte- und Rollenkonzepts besteht zudem die Möglichkeit, Dateneinträge zu validieren, beispielsweise durch die Leitung der Forschungseinheit. Durch unterschiedliche Workflow-Schritte kann festgelegt werden, in welchem Stadium der Bearbeitung sich ein Dateneintrag befindet. Auch wie und durch wen die Inhalte des Eintrages komplettiert und letztendlich validiert werden, ist frei wählbar.

Beim Anlegen von Inhalten werden Verknüpfungen hergestellt, beispielsweise zu eine*m Graduierten, eine*r Wissenschaftler*in oder einem Projekt. Dadurch erhalten die Forschungseinheiten Einblicke in die unterschiedlichen Aktivitäten und Zusammenhänge ihrer Mitarbeitenden. UniversiS bietet darüber hinaus aber auch weitere Darstellungsmöglichkeiten, wie die Erstellung definierter Kennzahlen oder Diagramme zur Illustration von Leistungsindikatoren.

Vorhandene Anbindungen an Verzeichnisdienste wie dem Personal- oder Projektsystem des Instituts konnten erfolgreich in UniversiS übernommen werden. Eine Anbindung an PubMed liegt leider (noch) nicht vor. Da es sich bei UniversiS jedoch um ein sehr neues System handelt, welches den Anspruch hegt, eine „mitwachsende“ Lösung zu sein, kann davon ausgegangen werden, dass eine solche Anbindung in naher Zukunft Bestandteil des Systems sein wird.

Fazit & Ausblick

Das HPI hat beim Wechsel auf UniversiS einen Weg eingeschlagen, der die zeitlichen und personellen Kapazitäten des Instituts nicht übermäßig beansprucht. Auch wenn der Einführungsaufwand überschaubar ist, handelt es sich nichtsdestotrotz um ein zeitintensives Unterfangen. An dieser Stelle muss zudem gesagt sein, dass das HPI Hilfe von einem Implementierungspartner für Forschungsinformationssysteme hatte. Dies ist jedoch sicherlich von den jeweiligen spezifischen institutsinternen Strukturen und Expertisen abhängig und nicht zwangsläufig erforderlich.

Eine Besonderheit stellte zudem die Tatsache dar, dass bereits ein FIS am Institut bestand. Um einen möglichst reibungslosen Wechsel garantieren zu können, mussten notwendigerweise einige Konfigurationen aus dem Altsystem übernommen werden. Damit war das HPI in seinem Gestaltungsspielraum nicht so frei, wie man es schätzungsweise bei einer kompletten Neueinführung ist. Aus Perspektive des HPI ist es daher schwierig einzuschätzen, wie die Einführung und Gestaltung von UniversiS von Grund auf verläuft. Ungeachtet dieser Tatsache ist das System dennoch dazu in der Lage, auf individuelle Bedürfnisse und Anforderungen flexibel zu reagieren. HPI-spezifische Konfigurationswünsche konnten berücksichtigt und umgesetzt werden.

Bei UniversiS handelt es sich um ein noch junges Produkt, welches sich kontinuierlich weiterentwickelt. Als Kund*in erhält man Relseases mit neuen oder überarbeiteten Eigenschaften kostenlos. Ein neuer Release steht bald an und das HPI ist gespannt auf die Weiterentwicklung.

Autorin

Dieser Beitrag ist verfasst von Frauke Adamla, Vorstandsreferentin am Heinrich-Pette-Institut, Leibniz-Institut für Experimentelle Virologie (HPI).


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