Der aktuelle Stand deutscher Hochschulbibliographien an Universitäten

Im Sommersemester 2020 wurde an der HTWK Leipzig im Studiengang Bibliotheks- und Informationswissenschaft ein studentisches Projekt unter dem Namen „Zum State of the Art der Forschungsbibliographien an Bibliotheken“ durchgeführt. Das Ziel des Projekts war es, einen Überblick über die aktuelle Praxis von Forschungs- beziehungsweise Hochschulbibliographien im Sinne von öffentlich zugänglichen Verzeichnissen, die eine lückenlose Dokumentation des Forschungsoutputs anstreben, zu gewinnen. Die Schwerpunkte der Recherche im Rahmen des Projekts richteten sich vor allem auf die Fragen, wie der Zugang zur institutionellen Bibliographie gestaltet ist, wer für die Pflege der Hochschulbibliographie verantwortlich ist und wie organisatorische Abläufe in Zusammenarbeit mit den jeweils beteiligten Abteilungen der Hochschule geleistet werden. Dafür wurde eine umfangreiche tabellarische Zusammenstellung erarbeitet, welche in Zukunft auch weiter ergänzt werden kann. Die ermittelten Informationen stammen von den Webseiten der Verantwortlichen, direkt aus den Suchportalen und aus schriftlichen Kontaktaufnahmen (von 102 kontaktierten Bibliotheken und Universitäten antworteten 62). Im folgenden Blogbeitrag wird allgemein der Begriff „Hochschulbibliographie“ verwendet; die hier zusammengefassten Ergebnisse beziehen sich allerdings ausschließlich auf die Praxis an deutschen Universitäten.

Entwicklung der letzten Jahre und Ausblick

Zum Zeitpunkt des Projektabschlusses (September 2020) führten 49 Universitäten eine Hochschulbibliographie. Diesen stehen 53 Universitäten gegenüber, die nach den festgelegten Kriterien kein solches Verzeichnis führen, also eine leichte Mehrheit. Diese Statistik allein lässt die Relevanz solcher Verzeichnisse angesichts ihrer weit zurück reichenden Geschichte eher gering wirken. Jedoch gaben von den 30 Universitäten, welche auf die schriftliche Anfrage antworteten, dass sie aktuell keine Hochschulbibliographie führen, immerhin 23 an, dass sie den Aufbau ebenjener bereits planen oder sich schon in der Implementierung befinden. In den meisten Fällen wird direkt der Aufbau eines Forschungsinformationssystems (FIS) angestrebt, welches dann unter anderem die Aufgabe einer Hochschulbibliographie erfüllen soll. Folglich haben auch über 75% der Universitäten ohne aktuell geführte Hochschulbibliographie das Thema im Blick und arbeiten daran.

Oft existieren bereits Infrastrukturen, an die angeknüpft wird. Etwa die verbreiteteren Publikationsserver, die um die Funktion ergänzt werden, dass Titel auch nachgewiesen werden können, wenn kein Volltext zur Verfügung steht. Zum Beispiel erfüllt das Repositorium der Stiftung Tierärztliche Hochschule Hannover erst seit 2019 auch zusätzlich die Funktion einer Hochschulbibliographie. Oder man schafft in seinem OPAC einen separaten Suchraum, der als eigenständiger Suchschlitz oder nur als eingrenzender Suchfilter benutzt werden kann. Zu erwähnen sind außerdem Hochschulbibliographien, die bereits existieren, aber nur für interne Prozesse genutzt und zugänglich gemacht werden, oder die zwar öffentlich zugänglich sind, aber noch nicht ausreichend organisatorische Mechanismen haben, um eine annähernde Vollständigkeit der zu verzeichnenden Publikationen zu erreichen. Wenn man jeweils immer die letzten Systemwechsel zusammen mit kompletten Systemstarts in eine Grafik einfügt, lässt sich sehen, dass Hochschulbibliographien seit Mitte der 2000er Jahre ein Thema sind, wo noch viel passiert (Abb. 1).

Abbildung 1: Anzahl aller Systemstarts und der jeweils letzten Systemwechsel von Hochschulbibliographien von 2000 bis 2019
Abbildung 1: Anzahl aller Systemstarts und der jeweils letzten Systemwechsel von Hochschulbibliographien von 2000 bis 2019

Neue technische Möglichkeiten scheinen nicht nur zu überzeugen, eine Hochschulbibliographie einzuführen, sondern es besteht auch viel Interesse, die eigene Bibliographie durch weitere Funktionen zu ergänzen und modernere Präsentationsformen zu wählen.

Häufig scheitert die Einführung nicht am mangelnden Interesse der Einrichtungen, sondern an den zur Verfügung stehenden Mitteln oder äußeren Umständen. Nicht selten existierte sogar bereits eine Hochschulbibliographie, zum Beispiel in Form gedruckter Bände, deren Herausgabe dann aber eingestellt wurde, um bislang an einem den neuen Technologien angepassten Konzept zu arbeiten. Neben vereinzelt geäußerten Begründungen, wie einer noch sehr jungen Universität oder einem zu geringen Publikationsaufkommen, werden am häufigsten Personalmangel und finanzielle Gründe sowie organisatorische Schwierigkeiten für fehlende Hochschulbibliographien angeführt. Eine große Rolle spielt zum Beispiel das Ausmaß der Unterstützung durch die Hochschulleitung, welche oft entscheidend dafür ist, ob die Eintragungen nur auf Freiwilligkeit basieren oder zumindest aktiv gefördert werden. Natürlich existiert auch nicht überall der Wille eine „vollwertige“ Hochschulbibliographie zu führen. In manchen Fällen wird sie schlicht nicht für erforderlich gehalten oder man möchte an der althergebrachten Praxis festhalten, wenn zum Beispiel ein getrenntes Aufführen bei den einzelnen Lehrstühlen etabliert ist oder nur eine bestimmte Auswahl nach außen präsentiert wird.

Verantwortlichkeit und Geschäftsgang

Von den 49 ermittelten Hochschulbibliographien werden 40 – und damit insgesamt über 80 Prozent – von den jeweiligen Universitätsbibliotheken geführt und gepflegt. Historisch betrachtet wirkt diese Verteilung nachvollziehbar. Das Bibliographieren ist ein urbibliothekarisches Handwerk, und ein Blick auf die Publikationen der Hochschulmitglieder ist auch für den eigenen Bestandsaufbau relevant. Die Arbeitsabläufe für eine Hochschulbibliographie lassen sich außerdem gut in den bestehenden Geschäftsgang der Bibliothek integrieren. Auch bei etablierten Bibliographien ist die Zuständigkeit nicht starr festgelegt. Beispielsweise wurden an der Universität Hamburg die Publikationen von 2009 bis 2016 durch die Universitätsbibliothek erfasst. 2017 wurde sie durch das „Zentrum für Nachhaltiges Forschungsdatenmanagement“ für den Start des neuen Forschungsinformationssystems abgelöst.  Etwas Ähnliches geschah an der Universität des Saarlandes. Die SULB, seit 1968 für die damalige Jahresbibliographie verantwortlich, verlor 2015 mit dem Umstieg auf das Forschungsinformationssystem CONVERIS die Zuständigkeit. 2019 wurde diese mit einem weiteren Systemwechsel zu DSpace aber wieder zurückgegeben.

Unabhängig von der Dachverantwortlichkeit zeigt sich in fast allen Fällen eine flächendeckende Kooperation von Abteilungen, Referaten und Dezernaten – auch wenn ein eigenes Team für die Hochschulbibliographie existiert. Mit Fachreferaten wird oft eine enge Kommunikation zur Meldung neuer Publikationen gepflegt. Die Administration läuft in der Regel direkt über das Hochschulrechenzentrum der Universität, in manchen Fällen wird auch die Softwareentwicklung intern vorgenommen. Die auf der Hochschulbibliographie aufbauenden Publikationsanalysen werden variierend vom Rektorat, der Controlling-Abteilung oder den einzelnen Fakultäten erstellt und genutzt, teilweise mit Forschungsberichten zur Präsentation nach außen. Übernimmt die Universität selbst die Pflege der Hochschulbibliographie, dann ist damit so gut wie immer eine Abteilung oder ein Dezernat für Forschung, Forschungsservices oder Forschungsförderung betraut. Sonstige organisatorische Schnittstellen umfassen Hochschulschriftenstellen, Repositorien zur Verknüpfung mit den Volltexten und Zeitschriftenabteilungen.

Innerhalb des Bibliotheksbetriebs gibt es neben der Möglichkeit von manuellen Eingaben durch die Autoren eine breite Praxis, die Publikationsdaten automatisch einzulesen, wobei man sich dabei oft auf „Web of Science“ beschränkt. In Ausnahmen wie der Universität Duisburg-Essen werden auch Datenbanken wie zum Beispiel Scopus verwendet, eine rein automatische Vorgehensweise kann aktuell aber noch keine annähernde Vollständigkeit leisten. Die Einarbeitungen und Datenpflege werden häufig durch das Personal aus der Medienbearbeitung durchgeführt. Diese führen unter anderem die GND-Verwaltung und DOI-Vergabe durch. Vor allem die Erwerbung/der Bestandsaufbau prüft bei den eigenen Abläufen relevante Titel und meldet zu verzeichnende Publikationen. Schnittstellen existieren außerdem unter anderem mit Open-Access-Verantwortlichen, generell mit Abteilungen für elektronisches Publizieren und mit Bibliometrieteams. Bei der FU Berlin wird durch eine Kombination der DOI und des Dienstes „Unpaywall“ ermittelt, wie viele Publikationen in Open Access vorliegen. Dieses Vorgehen ermöglicht eine bessere hochschulinterne Förderung von Open Access. Bei ausreichender Universitätsgröße wird oft ein eigenes Team nur für die Hochschulbibliographie zusammengestellt.

Um annähernde Vollständigkeit am besten zu erreichen, sind die Bibliographie-Verantwortlichen in den meisten Fällen auf die Mithilfe der Universitätsleitung angewiesen. In einzelnen Bibliotheken existiert eine konkrete Verpflichtung der Angehörigen, ihre Publikationen zu melden. An der Universität Hamburg geschieht dies zum Beispiel auf der Basis der Dienstvereinbarung. Häufig rufen die Bibliotheken oder Forschungsabteilungen der Universität regelmäßig über die internen Kommunikationswege dazu auf, die eigenen Publikationen einzutragen. In anderen Fällen wird zur zusätzlichen Motivation eine Verknüpfung an die Leistungsmittelvergabe vorgenommen, was mit einer deutlich zuverlässigeren Rückmeldung einhergeht.

Gestaltung

In der Regel werden sowohl Persistente Identifier für die Dokumente als auch Personennormsatzverknüpfungen in den Titelsätzen hinterlegt, wenn man nicht sogar direkt darüber suchen kann. Die Quantität dieser Links im Verzeichnis schwankt allerdings von Hochschule zu Hochschule stark. Unabhängig von externen Diensten wie ORCID oder der Gemeinsamen Normdatei werden in einigen Hochschulbibliographien Links zu eigenen Seiten geführt, die die Personen eindeutig identifizieren. Bezüglich der Durchsuchbarkeit findet sich neben allgemein gehaltenen Suchschlitzen die bekannte Breite von kombinierbaren Suchkategorien, nachträglichem Filtern und Browsing-Möglichkeiten. Diese Methoden werden sehr zuverlässig in Bibliographien verwendet, die über das System „OPUS“ geführt werden, einer Software, die häufig Einsatz für Hochschulbibliographien findet, welche als Teil eines Publikationsservers existieren. Bei individuell gestalteter Software variiert die Verwendung verschiedener Zugangsmethoden deutlich stärker, dafür finden sich dort eher speziell an die Universität angepasste Funktionen. Zum Beispiel wurde mit dem Forschungsinformationssystem „leuris“ der Universität Leipzig ein selbst entwickeltes Programm in Betrieb genommen, statt ein kommerzielles System zu erwerben. Durch einen sehr modularen Aufbau kann man leuris genau auf die Bedürfnisse abstimmen und leicht neue Funktionen ergänzen.

Die Präsentation und Auffindbarkeit von Hochschulbibliographien ist an vielen Stellen noch sehr ausbaufähig. Grundsätzlich ist das Verzeichnis immer auf der Webseite des Verantwortlichen verortet, in den meisten Fällen also auf den Seiten der Hochschulbibliotheken. Oft beschränken diese sich auf eine Stelle, entweder im ungefähren Bereich „Publizieren“, bei den Auflistungen von Datenbanken zur Recherche oder direkt im OPAC. Es kommt auch vor, dass die Hochschulbibliographie auf der Webseite gar nicht verlinkt ist und man sie nur über eine Browsersuche findet. In Fällen der Kombination von Publikationsserver und Bibliographie erfährt man in der Regel erst auf der Repositoriumsseite, dass die Hochschulbibliographie mit integriert ist. Wenn man nicht von der Existenz einer Hochschulbibliographie weiß, ist es leicht, diese in der normalen Webseiten- oder OPAC-Nutzung nicht wahrzunehmen.

Schlusswort

Interessant an dieser deutschlandweiten Betrachtung war vor allem, dass sich trotz der individuell unterschiedlichen Herangehensweisen und stark variierenden Ausgangssituationen viele Parallelen entwickelt haben. Zeitversetzt zum technologischen Umschwung, der in vielen Bereichen der Bibliotheken schon früh zur Übernahme von Services ins Digitale geführt hat, findet nun auch die seit langem etablierte Praxis um Hochschulbibliographien an nahezu allen Universitäten ihren neuen Weg. Oft in Form weit gedachter Forschungsinformationssysteme, die ein Vernetzen zahlreicher Funktionen rund um Publikationsservices, Forschungsmanagement und Rechercheportale ermöglichen.

Vielen Dank an meine Projektpartnerinnen Anja Steudel und Anika Berge, welche ihren Fokus mehr auf die Fachhochschulen gelegt haben, sowie an Prof. Dr. Gerhard Hacker, durch den ich auf das Themengebiet aufmerksam geworden bin und der das Projekt mit begleitet hat.

Autor

Dieser Beitrag ist verfasst von Yannick Paulsen.


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