Weih.FIS – aus der Praxis geboren

Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf (HSWT) hat 2011 ein zentrales Forschungsmanagement eingeführt. In diesem Zuge wurde entschieden, die Rahmeninformationen zu Forschungsprojekten gesammelt in einer Datenbank zu erfassen. Zum damaligen Zeitpunkt gab es zahlreiche Excel-Listen in verschiedenen Verwaltungsabteilungen, die nicht konsistent waren. Am kommerziellen Markt waren jedoch noch keine brauchbaren und auch bezahlbaren Lösungen für die Erfassung der Forschungsinformationen erhältlich – zumindest nicht für eine kleine bis mittlere Hochschule für angewandte Wissenschaften. Somit wurde ein kleines Projektteam gebildet, bestehend aus Softwareentwicklung, Forschungsmanagement und Wissenschaftlern. Das Team sollte ein Datenmodell entwickeln, das alle relevanten Daten der Forschungsprojekte erfasst. In 2012 war dann quasi ein Vorreiter des Kerndatensatz Forschung geboren. Um die Informationen allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen wurde zeitgleich eine plattformunabhängige, flexible Web-Applikation entwickelt.

Abbildung 1: Datenmodell von Weih.FIS
Abbildung 1: Datenmodell von Weih.FIS

Entwicklung des Datenmodells und der Software

Anders als beim Kerndatensatz Forschung sind im Weih.FIS das Projekt und die Person zentrale Elemente der Datenstruktur (Abb. 1). Wie beim Kerndatensatz Forschung können damit, zu jeder Person die einzelnen Daten dargestellt werden. Abbildung 1 zeigt zudem, wie alle Informationen rund um ein Projekt in Bezug gesetzt werden können. Die Objekte bestehen aber auch davon losgelöst. Dieses Modell ermöglicht vielfältige Auswertungen.

Ab Sommer 2012 startete die erste Phase mit produktiven Daten. Seitdem wurde das System immer weiter optimiert. Zum Beispiel wurde klar, dass nicht alle Bereiche projektbezogen sind und daher eine Erfassung auch ohne Projektzuordnung möglich sein muss, z.B. bei Publikationen oder Promotionen (Abbildung 1 – gestrichelt). Sonst hätte u.a. die persönliche Publikationsliste in Weih.FIS nur teilweise erfasst werden können, was die Nutzung des FIS natürlich weniger attraktiv macht. Die zwei Bereiche wurden daher als eigene Erfassungsblöcke in Weih.FIS integriert, können aber auch aus einem Projekt heraus mit Inhalt gefüllt werden. Auch wurde die Möglichkeit geschaffen die Weih.FIS-Publikationslisten mit den persönlichen Profilseiten auf den HSWT-Webseiten zu verlinken und dadurch immer am aktuellsten Stand zu halten. Ähnlich verhält es sich auch mit Projekten und Promotionen: Auch die Projektbeschreibungen in Weih.FIS sind direkt mit der Webseite der HSWT gekoppelt, somit ist in der Außendarstellung immer der aktuelle Stand der Forschung sichtbar (https://forschung.hswt.de/).

Ein weiterer Ausbau von Weih.FIS ist im Bereich Wissenstransfer geplant. Wissenstransferaktivitäten, wie der nationale oder internationale Aufbau von Lehrmodulen zusammen mit externen Partnern (z.B. in Afrika), für die HSWT typische Veranstaltungen im Bereich Freizeitgartenbau, aber auch wissenschaftliche Symposien werden aktuell bereits in Weih.FIS erfasst, da man diese prinzipiell ebenfalls als Projekt darstellen kann. Zusätzlich zu den projektbezogenen Daten können weitere Eigenschaften erfasst werden, wie z.B. die Teilnehmerzahl. In einem nächsten Schritt ist geplant in der Außendarstellung den Wissenstransfer automatisch mit darzustellen, ähnlich wie bei Projekten. Ein weiteres wichtiges Feature ist die Einbindung des FIS in den Prozess des Drittmittelmanagements (vgl. Abb. 2). So werden eingehende projektbezogene Schreiben bereits im Präsidialbüro eingescannt, in Weih.FIS hochgeladen und danach direkt an die adressierte Abteilung gesendet. Ein zeitaufwendiger und mit Verlusten behafteter Umlauf entfällt. Aus dieser Aktion werden automatisch Mails an Projektleitung, Finanzabteilung und Forschungsmanagement generiert und in den jeweiligen Abteilungen weitere Prozesse gestartet, wie Versand Originalantragsunterlagen durch das Forschungsmanagement an die Finanzabteilung, sobald ein Zuwendungsbescheid eingegangen ist (Abb. 2). Weih.FIS dient als zentrales Tool im Zusammenspiel der Abteilungen, die in den Drittmittelprozess eingebunden sind. Das zentrale Management des Drittmittelprozesses liegt bei der Forschungsmanagementabteilung. Diese pflegt alle Rahmendaten zum Projekt. Die inhaltlichen Aspekte, wie Projektbeschreibung, werden von Projektleitung, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern eingetragen. Die Finanzabteilung sorgt dafür, dass die Finanzrahmendaten, wie steuerliche Einordnung oder Projektkonto, korrekt im Weih.FIS erfasst sind. Dadurch konnten eine weitgehende Digitalisierung und Automatisierung erreicht werden.

Abbildung 2: Automatisierung und Informationsfluss am Beispiel des Eingangs eines Zuwendungsbescheids.
Abbildung 2: Automatisierung und Informationsfluss am Beispiel des Eingangs eines Zuwendungsbescheids.

Zwischenfazit

Vier Basisziele wollten wir mit Weih.FIS innerhalb der HSWT erreichen:

  1. Zentrale Verfügbarkeit aller wichtigen Informationen zu Forschungs- und Wissenstransferprojekten mit vielfältigen Abfrage- und Filtermöglichkeiten für tagesaktuelle, zeitnahe Auswertungen
  2. Vereinfachung und Automatisierung der Verwaltungsabläufe
  3. Aktualität und Optimierung in der Außendarstellung
  4. Akzeptanz sowohl bei Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, als auch in der Verwaltung

Welche „Anreizsysteme“ wurden dafür geschaffen? – Eine App für Alles!

  1. Personen aus der Verwaltung, Forschung und Administration haben von Beginn an den gleichen Wissenstand. Es gibt keine Zeitverzögerung bei der Bereitstellung der Informationen. Die Daten sind 24/7 abrufbar.
  2. Wissenschaftlerinnen/Wissenschaftler haben ihre Projekte jederzeit aktuell in der Außendarstellung und darüber hinaus auch die Publikationen und Promotionen (in Planung: Wissenstransferveranstaltungen). Auch die persönlichen Seiten der Wissenschaftlerinnen/Wissenschaftler können mit Projekt- und Publikationslisten bestückt werden – ein weiterer Anreiz die Informationen im FIS aktuell zu halten.
  3. FIS ist eine Webanwendung und wird ausschließlich über den Webbrowser genutzt. Dadurch ist Weih.FIS plattformunabhängig und es ist keine Desktopanwendung notwendig. Die Anwendung ist „mobile ready“.
  4. Im FIS sind automatisierte und digitalisierte Verwaltungsabläufe integriert:
    • Digitalisierung der Verträge und Unterlagen und automatische Information aller Beteiligen per Email (aus dem System heraus). Alle Informationen stehen zu jeder Zeit webbasiert zur Verfügung
    • Terminplanung mit automatischer Erinnerung
    • Eigenes Rollensystem zur Abgrenzung der Zugriffsrechte und Sichtbarkeit von Informationen
    • Workflow für Drittmittelanzeige mit steuerlicher Einschätzung (im Aufbau)
    • Tagesaktuelle Abfragen zu Kennzahlen
    • Automatisierte Kalkulation der Forschungsentlastungsstunden aus Weih.FIS heraus
    • Promotionsmanagement
    • Publikationsmanagement
    • Projektbezogene Verlinkung zu externen Finanz-/Abrechnungssystemen oder Portalen

Die Generierung von Anreizen, Übersichtlichkeit, Nutzbarkeit und positive Nutzererfahrungen sind wichtig für die Akzeptanz des Systems. Rückblickend sind die ursprünglich gesetzten Ziele erreicht worden. Weih.FIS ist aus dem Drittmittelprozess nicht mehr wegzudenken.

Ausblick

Mit Weih-.FIS verfügt die Hochschule über eine pragmatische, funktionale Eigenentwicklung, die durch die Einbindung von Verwaltungsprozessen über ein klassisches FIS hinausgeht. Sie steht dennoch auf dem Prüfstand, spätestens seitdem HIS-RES am Markt ist. Da die HSWT als Hochschule, HISinOne einführt, muss darüber nachgedacht werden, was die Strategie der Zukunft ist. Vor diesem Problem stehen auch andere Hochschulen in Deutschland. Der Markt ist vielfältiger geworden und aufgrund historischer Entwicklungen gibt es zwischenzeitlich etliche Eigenentwicklungen, wie Weih.FIS. Unter den bayerischen Hochschulen für angewandte Wissenschaften (HAW)/Technischen Hochschulen (TH) ist aktuell eine Dreiteilung zu beobachten: HAWs/THs, die auf die HIS-Lösung setzen, HAWs/THs, die andere Lösungen anstreben und HAWs/THs, die Weih.FIS nutzen (wollen).

Bereits bevor HIS-RES auf den Markt gekommen ist, haben sich einige HAWs/THs zusammengetan und nutzen Weih.FIS. Die HSWT stellt über ein Versions-Kontroll-System den Quellcode zur Verfügung. Die Installation und das Hosting muss die IT-Abteilung der Hochschule oder ein Drittanbieter übernehmen. Die Einstellungen des Systems selbst, kann von der für den Regelbetrieb verantwortlichen Abteilung, z.B. dem Forschungsmanagement, überwiegend ohne Unterstützung der IT-Abteilung vorgenommen werden. Wenn Weih.FIS installiert und die Basiseinstellungen vorgenommen sind, arbeiten die jeweiligen FIS-Verantwortlichen an den einzelnen Hochschulen zusammen und tauschen sich regelmäßig aus. Ziel ist es Weiterentwicklungsideen idealerweise allen anderen Partnern ebenfalls zur Verfügung zu stellen und bei jährlichen Treffen diese zu diskutieren. Sind die Ideen für alle Weih.FIS HAWs interessant, sollen sie in Code umgesetzt werden und über das Versionsverwaltungsprogramm allen zur Verfügung gestellt werden. Auch diese Kooperation zeigt wieder den pragmatischen und lösungsgetriebenen Ansatz von Weih.FIS. Was die FIS-Zukunft bringt, wird sich zeigen.

Autorin und Autor

Dieser Beitrag ist verfasst von Ulrike Stürzebecher und Michael Krappmann (beide HSWT).


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